地政工作吞青蛙

袁紹基 著

每天早上起來，做過早操等的必然功課後，筆者就會走進書房去進修另一門的功課。 必然的動作是，打開電腦，上Outlook Express 看看有什麼郵件在「信箱」內。 乖乖！ 收到的郵件多達二十多份，即刪掉那些垃圾郵件後，還有十多份郵件要閱讀！

花了不少於半小時，才能把那些郵件粗略地讀過一遍，如要回覆的話，再花另外半小時是逃脫不了的「消費」！ 然而，這差不多是每天必然的「消費」。　幹罷這些活動後，才能開始行使每天少不了的享受活動　–　手持著熱騰騰的咖啡，眼在某名家著作上流連，心兒飛到某本書為讀者所打造的世界去！　不過，這好夢的時間不長，催人的鬧鐘在預定的時間響起，另一種使人興奮不已的活動　–　上班　–　即將開始了！

早上七時許，回到辦公室時，必然的動作也是打開電腦的Lotus Notes收看郵件。 哇！ 舉目一看充塞著螢屏的，是一行又一行紅色的郵件。 僅一夜間，收到的新郵件也達三十多份！ 這回，得花一小時以上才可完成閱讀、回覆、批核、儲存、刪除等基本動作。 然後，才能開始過著忙碌、興奮且有趣的工作。

晚上近八時，回到家裡。 吃過晚飯等等後，即走進書房打開電腦。 哎唷，新來的電郵再一次擠滿顯示器的螢幕！

如果你是一位行政人員，以上所說的遭遇，你一定也是熟悉不過的。 真的，現代的行政人員都遭到資訊氾濫、工作無窮無盡、可用資源和時間不足等問題所困擾。正如Brian Tracy 在其名著《Eat That Frog》 指出，我們正處於一個空前年代：「…，可做的事情實在太多…，時間卻永遠不足使用。 當你努力掙扎著，做完手頭上的一項工作後，其他的工作和責任就會像潮水一樣，源源不斷地向你湧來。…你永遠沒有足夠的時間做完自己想做的所有的事情，永遠都在忙碌地應付各種任務，永遠都在各種工作之間疲於奔命 – 但任務和責任卻一直等著你。」 面對如斯困境，作為行政人員的你會怎麼辦？ 我又會怎麼樣面對這樣的窘局？ 告訴你，歷經繁多工作和複雜任務的蹂躪，我學到的就是把各項事務分清其「輕、重、緩、急」，先行處理「又重要又急切」的工作，「重要」的次之，「急切」的再次之。 隨著若還有時間和資源的話，才再處理那些「輕、緩」的工作 – 實在來說，在一般的情況下，我都會把「輕、緩」的工作交給部屬去做。 噢， 這一點，不也正是 Tracy 在其著作《Eat That Frog》中所主張的嗎？

我看見過不少高級行政人員視「重、急」的工作如蛇蠍，在接到「重、急」的任務時，不是急忙地把它們塞給同僚或部屬去做，就是把它們放在一旁，以這樣或那樣的借口來施延不做，直到時不與我，不能再拖拉時，才心不甘情不願地拿起來做。 在這情況做事，又怎可能把事辦好？ 在我數十年的管生涯中，見盡無數把「重要的」、「燙手山芋的」、「緊急的」、「棘手的」任務往下塞的管理人員不少。 或許，圖安逸、避勞神、敷衍塞責、惰性膨脹等等毛病，是人之常情。 但那總不能是行政人員所應有的辦事態度。

Tracy 認為，那些卸責、塞責，和不承擔責任的行政人員，是不可能得到晉升的 。 他強調，事業成功的企管人，一定是既勤奮且懂判斷事物之「輕、重、緩、急」而能擇「重、急」而為的人。 他舉了不少例子，包括他自己的成功史以證其所言非虛。 他說，要成功，就得每天吞青蛙，且須先選那只又大又醜的來吞！

Tracy 所指的「青蛙」，是指最重要的任務，如果不採取積極的行動，就會耽誤時機，喪失能為你的業績取得好成績的可能性，為你的個人品牌建立好聲譽，讓你給予你的顧客、僱主好的印象，給你的事業奠立良好的成功基礎。 Tracy 還說，若你同時面臨兩項重要的任務待你處理時，你應先處理那最重要的一項；要養成說做就做的習慣，工作一經開始，就要堅持到底，不達目標誓不罷休。這種工作態度和方法，Tracy 以吞蛙大法名之，並以之為成功的不二法門！

吞蛙大法二十一式

Tracy 的吞蛙大法，有式二十一：

  1. 明確目標 (Set the Table)
  2. 為?下一天籌謀 (Plan Everyday in Advance)
  3. 以Pareto Principle 為策劃主軸 (Apply the 80/20 Rule to Everything)
  4. 思而後行 (Consider the Consequence)
  5. 運用ABCDE法則 (Practice ABCDE Method Continually)
  6. 聚焦於KRA (Focus on Key Result Area)
  7. 遵從「逼勢成率」法則 (Obey the Laws of Forced Efficiency)
  8. 做好完全準備 (Prepare Thoroughly before You Begin)
  9. 做好修為 (Do Your Homework)
  10. 以你最擅長的才能來攻堅 (Leverage Your Special Talents)
  11. 找出你的罩門所在 (Identify Your Key Constraints)
  12. 以據點推進 (Take it One Barrel at a Time)
  13. 自我加壓 (Put the Pressure on Yourself)
  14. 優化你的個人能力 (Maximize Your Personal Powers)
  15. 自我號召動員 (Motivate Yourself into Action)
  16. 積極性拖延 (Practice Creative Procrastination)
  17. 先難後易 (Do the Most Difficult Task First)
  18. 切割有效工時 (Sliver and Dice the Task)
  19. 割出時間一大段 (Create Large Chunks of time)
  20. 自迫自勵 (Develop a Sense of Urgency)
  21. 聚焦幹活 (Single Handle Every Task)

    「吞蛙廿一式」是Tracy 積多年成功的企管經驗、和閱遍數以百計名管理理論家和實戰家的著作而結集出來的心血結晶，也是經不少大企管家實踐證明有效的企管高招。 這「廿一式」主治的是困擾不少企管人的「拖延病」。 據說，經「服用」過該廿一「療程」的患上「拖延病」的企管人，鮮有不被治好的。

    確定應「吞」哪隻蛙、確定先「吞」哪隻蛙

    Tracy 引述威廉•馬修斯所曾說過的話以支持自己的主張：「成功的第一法則，是專心致志。 就是把所有精力集中在一點上，然後徑直向目標挻進，既不向左看，也不向右看。」 。這就是吞蛙大法的第五式：運用ABCDE法則 (Practice ABCDE Method Continually)主張做事應專心致志、心無旁騖，不達目標不動他念。 不過，Tracy 清楚了解，現代的企管人都是業務繁多、主意如潮的人。 他們每時每刻都有多項重要的事務突然插入，誘使其偏離其正常的或早已規劃的要處理的日程。基此理解，Tracy 勸喻他們應學會運用 ABCDE 法，把各項任務以ABCDE 把其重要性勾劃出來，然後依其次序給予相應的時間或資源來進行。 A任務是取重要的任務，若不及時處理，可能有嚴重的後果。 若同時幾項A任務要待處理時，可以A1、A2、 A3…. 等分之，以相應多的時間或資源來處理之。 例如，地政主任(丁屋申請事務)應把和申請人簽訂批約 (Executing the land grants) 為A1任務，取得批准 (Obtaining approvals) 為A2任務，發出邀約函(Issuing offer letters)為A3任務等。

    B1任務是應做的事 (Should do) ，不做不可，對個人的績效有一定的影響，但仍只是蝌蚪而不是青蛙。 如處理小型屋宇豁免證明書 (Certificates of Exemption) 等。徵詢有關部門對申請的意見，也是處理申請過程中的必要程序，應可叫其為B2任務。 C任務是孑孓，是較輕鬆的任務，如約見申請人等。 D任務是可以委派部屬做的事，如作初步實地查勘等…，如此類推。

    ABCDE法，是一種簡易可行的工作系統。 集中精力把工作中的「青蛙」找出來，然後按照從大到小，或從「重」到「輕」的順序將它們一一吃掉，不達目的決不放棄 – 一誕形成了這樣的好習慣，你就會驚喜地發現，自己已經成了處理複雜事項的高手。

    「任務目標軸心」和Key Result Area

    對地政主任們來說，第六式，聚焦於「任務目標軸心」(Focus on Key Result Area) 也相當管用。 這幾年，地政主任們可被任務「關鍵軸幹」[簡稱「關鍵軸幹」或 KRA ] 折騰不少，對KRA這個玩意兒當有一定的認識。 然而，它究竟是什麼的東西來著？ 曾問過多位地政主任、高級地政主任，甚至一些更高層的地政人員，要求他們和她們從企管學的角度給其簡單的定義，得到的總是言不及義的說詞。 其實「關鍵軸幹」的定義很簡單，那就是你因受僱而要工作的主要範疇，而通過完成該些主要的工作(main tasks)，你就可成功地交付(deliver)你的任務所要交付的標的物(deliverables, or delivery of projects)給你的顧客或僱主。

    每人都是為了要完成某些任務而受僱。 一般來說，每個僱員的任務內容，都由其所擔任的崗位來決定。 舉例來說，擔任「丁屋」申請工作的地政主任，其任務就是處理丁屋申請，其任務的「關鍵軸幹」就包括了審核申請表的內容、核實申請人的資格、勘察有關地段是否適合興建鄉村屋宇、依程序向上層取得相應的批准、向申請人批准邀約書 (offer letter) 、安排簽訂有關的土地建屋批約、核發「開工紙」(Certificates of Exemption)，等等。 這些審核申請、核實資格、實地勘察、上呈求取批准、發出批准邀約書 、簽訂批約、核發「開工紙」，等等，就是該地政主任的任務「關鍵軸幹」，他的工作成敗，決定在他能不能把其任務關鍵軸幹做得出色。

    Tracy 指出，企業的行政人員要獲得加薪、分紅、晉升，除要弄清什麼是其任務的關鍵軸幹外，還須確認該軸幹上的枝幹和關節，哪些是其強項、哪些是其弱項？ 哪些是其領導優先計量的枝幹?關節。 就以地政主任處理丁屋的工作為例，如領導人最著重的就是簽訂批約，成功的地政主任就一定要在該方面痛下苦功，務求在有批約方面極出色的表現，才能有機會得到上司的青睞，給予優異嘉獎和晉升的機會。 懂得審時度勢，交付僱主或上司所最需要的東西，是行政人員成功的不二法門。

    確定你的胃納有多大

    除此之外，Tracy 還指出，行政人員也要懂得審核自己的強弱處在哪裡。掌握了自己的長處和短處在哪兒後，在全力發揮自己的長處的同時，也要全力改善自己的弱項，「吞下該只青蛙」，務必要做到自己有能力把所有任務關鍵主軸做到優秀的程度、大師級的水準。

    壓力促進成功也迫人抓狂

    筆者完全同意Tracy 的主張，認同行政人員的工作效率是可在壓力下逼出來的。事實上，在筆者數十年的行政生涯中，筆者在接受或處理任務時，即在沒有上司或「顧客」的設限，要求在某指定時間內，把某重要專案(project)交付(deliver)，筆者也會自我設限把該專案做完交付(deliver)。經驗證明，即在最惡劣的情況下，有著逼瘋人的交付專案壓力，往往可使人的潛力得以發揮出來，做出遠較預期為理想的成果。

    不過，話得說回來，這種自我製造壓力以挑動個人潛能是有其限制的：你不能無限量地，或對所有工作都以自我製造壓力的方式來幹。 你只能選取一些對你的總體任務(乃至事業)最有價值，或最有影響的事情來應用該方法。 如果你毫不選擇地，對任何事項都來個自我製造壓力的話，你只會把自己逼瘋！

    你是否「吞」得正確？

    Tracy 也指出，「逼勢效率」法則只適用於重要的任務，因為人們總不可能有足夠的時間，或資源來處理所有的事情。 在完全沒有時間或資源的空間來處理所有要做的事，而仍要勉強完成所有的事情，後果只有兩個可能：一是把事情搞砸，或是把人真的逼瘋了。 因此，他建議，行政人員在考慮運用「逼勢效率」法則時，應先問自己以下的三個問題，取得滿意的答案後，才可決定運用「逼勢效率」法則：

    1. 這是否我要吃的最大和最醜的青蛙？

        如該事情或任務對你的人生或事業有重大影響的，即Tracy所說的是你所要吃的最大和最醜的青蛙的話，含著淚立即把它吞下吧！

    2. 這是否只能由我來吞的最大和最醜的青蛙？

        如該事情或任務只能由你來做，其他人不是做不到所要求的水準，就是根本上做不了。在這種情況下，千萬不要運用什麼delegation 技巧，那只會把事情弄砸的。 這種青蛙也只能由你自己來吞。

    3. 由我來吞該只青蛙，是否運用我的時間最有效的方法？

        在這一刻裡，如有數只青蛙待你吞，在不可全數吞下所有的青蛙時，選最大的和最醜的一只青蛙來吞。

    ※※※

    成果是以「斗量」的

    說到成功，不能不來談談企管者的衡量成功標準。 企管者都是以其部屬所做出來的「成果」來衡量後者是否成功，是否應獲得花紅、晉升、加薪或其它優遇等。 舉例來說，汽車代理公司的老闆，是以其營業主任能與其客人簽訂多少份購買汽車合約，來量度該營業主任是否一名有好表現的主任； 地產代理商是以其地產代理能與買家簽訂多少份售樓合約，來確認該地產代理是否可造之材； 地政處的總地政主任，對執行處理「丁屋」申請的地政主任，是以其成功和村民簽訂丁屋批約的多寡，來衡量後者是否成功的地政主任。 換句話說，整天嚷著忙碌而拿不出「合約」或「批約」的推銷員、地產代理、或地政主任，都不可能是成功的推銷員、地產代理、或地政主任。 Tracy 指出，在現今社會，個人的薪酬多少和能否得到晉升，一般都取決於他的工作業績。 薪酬和職位是企業對其僱員所做的貢獻和服務的回報，僱員的貢獻得越多，回報就越豐厚。

    打下牙兒和血吞

    年少時，喜聽街頭說書人說故事。 說到英雄遇到艱困或是遭他人羞辱時，說書人總會說：英雄長嘆一聲道，打下牙兒和血吞，他朝當有得志日…，筆者總禁不住淚流如洗，但仍悠然神往，有大丈夫當如是之感。

    稍年長，歷練了一點做事經驗。 打下牙兒和血吞的經驗不少，但已不復有英雄氣慨的感覺，有的只是窩囊感。 而這窩囊感在每次要開始一項艱巨任務都一再出見。

    至更年長，才明白：開始一樣工作時，特別是要開始進行一項新的或重要的任務時，每個人都會有點窩囊感、忐忑、猶豫，甚至逃避等的心情，就如要吞下一只又大又醜的青蛙一樣，瞪眼望著它，就是不想把它吞下。 這種面對困難而心生拖延、乃至逃避，實是人之常情。 然而，成功的人仕，總是有辦法，克服其拖延心的拉扯，咬咬牙，把青蛙吞下去。他們有什麼秘訣？ 有這麼的一條，就是Tracy 所指，要克服拖沓 (吃青蛙)，事前把一切都準備好，包括「武裝」好自己的能力、發揮自己最佳能力之處，並在有計劃、有步驟、有謀略和充沛的、不達目的誓不休的精神來做事那麼，你就一定能夠成功的。

    勇往直前，登上通往成功山峰路

    Tracy 曾引麥堅持所說，指出所有失敗的罪魁禍首都可歸咎於有計劃沒行動。 所以，說了老半天，個人的事業成敗，還在個人有否決心來行動，沒有行動來把計劃實現，一切都是空談。 現在就應立即行動，把我們的理想、願景、目標、計劃等來實現 。 且讓我們以Tracy 所說過的話來共勉：「當一切準備就緒，坐下來開始工作的時候，你一定要表現出效率很高的樣子。 挺直腰板，後背離開椅子的靠背。 從心底裡把自己看成一個能幹、高效、表現出色的人。 然後，拿起第一份資料對自己說：『讓我們開始工作吧！』 隨即全身心地投入工作。 一旦開始就堅持到底，直至獲得最後的成功。」。 今天，我們在面對艱巨任務時，應咬咬牙，把青蛙吞下。 接下來就是勇往直前、披荊斬棘，衝過一豎又一豎的「里程碑」，登上一座又一座的事業山峰！